Innholdsfortegnelse

1. Hva er åpenhetsloven?
2. Metodikken
3. Beskrivelse av konsernet og leverandørkjedene 
4. Prinsipper og praksis
5. Forebyggende tiltak
6. Foreløpig resultat av aktsomhetsvurderingene
7. Hva er åpenhetsloven?

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven) trådte i kraft 1. juli 2022. Selv om loven gjelder for større virksomheter vil den ofte ha virkning for mindre virksomheter fordi disse opptrer som leverandører eller forretningspartnere i en kjede av aktører.

Loven har nemlig som formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon av varer og tjenester. Videre skal allmennheten sikres tilgang til informasjon om dette. 

Loven pålegger virksomhetene å: 

• utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper
• redegjøre for hvordan virksomheten jobber med å håndtere forhold knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
• legge til rette for at offentligheten kan be om informasjon knyttet til virksomhetens negative konsekvenser på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Grunnleggende menneskerettigheter 

Med grunnleggende menneskerettigheter menes internasjonalt anerkjente menneskerettslige standarder og rettslig rammeverk. Det er vanskelig å presentere en uttømmende liste over slike anerkjente normer fordi begrepet «grunnleggende menneskerettigheter» vil måtte sees i sammenheng med hva som virkelig er relevant for en virksomhet. Noen ganger kan det være særlige hensyn å ta overfor urfolk, etniske og språklige minoriteter, barn og andre grupper.

Anstendige arbeidsforhold

Med anstendige arbeidsforhold menes arbeid som ivaretar grunnleggende menneskerettigheter og helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og som gir en lønn å leve av.

2. Metodikken 

Virksomheter skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, noe som følger av åpenhetslovens § 4. Rent praktisk har vi lagt til grunn følgende metodikk:

1. Ansvarlighet er forankret i konsernets virksomheter og i de respektive styrene. Den enkelte virksomhet har på den måten forpliktet seg til å følge kravene i åpenhetsloven. Prinsippene om anstendighet i arbeidslivet er innarbeidet i interne prosedyrer som blir gjennomgått og revidert regelmessig.
2. Aktsomhetsvurderingene gjennomføres etter kartlegging av alle vesentlige leverandører og forretningspartnere, og i følgende trinn:
   1. Leverandør- og forretningskjeder identifiseres
   2. Informasjon innhentes fra leverandører og forretningspartnere
   3. Risikovurdering gjennomføres som følge av kartleggingen
3. Risikofaktorene bearbeides, prioriteres og det iverksettes forebyggende tiltak, hovedsakelig gjennom avtalefestede retningslinjer for anstendighet i verdikjedene.
4. Ved identifisering av forhold hos leverandøren eller forretningspartnere som krever oppfølging, saksbehandles disse forholdene med tanke på å unngå eller redusere den skadelige virkningen.
5. En redegjørelse om aktsomhetsvurderingene, erfaringer og resultater så langt, utarbeides for publisering innen 30. juni 2023.

3. Beskrivelse av konsernet og leverandørkjedene

Aesse Holding AS og datterselskaper som dekkes av denne redegjørelsen:

Leverandører og forretningspartnere

Verdikjedene er inndelt slik:

• Leverandør: Aktør som er involvert i fremstillingen av en vare eller en tjeneste. Åpenhetsloven definerer leverandørkjede i § 3 bokstav d. Leverandørkjeden omfatter alle ledd i kjeden av leverandører og underleverandører som leverer eller produserer varer, tjenester eller andre innsatsfaktorer som inngår i en virksomhets levering av tjenester eller produksjon av varer*.
• Forretningspartner: Alle som leverer varer eller tjenester direkte til virksomheten, men som ikke er en del av leverandørkjeden. Det vil si levering av varer og/eller tjenester som ikke utgjør en del av virksomhetens tilbud.

*Blant «leverandørene» finnes virksomheter som defineres som «underleverandører» fordi de opererer med arbeidskraft som primær innsatsfaktor i en underleveranse. Et mindretall av disse er omfattet av åpenhetsloven og tas med i aktsomhetsvurderingene. Resten følges opp i samsvar med andre lov- og forskriftskrav, blant annet Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett.

Produkter og tjenester

Produktene og tjenestene som anskaffes kan deles inn i følgende hovedgrupper:

• Kjemikalier
• Maskiner, utstyr og verktøy
• Arbeidstøy, verne- og sikkerhetsutstyr
• Hygieneprodukter
• Råvarer (mat)
• Tjenestebiler
• Tjenester
  • Renovasjon
  • Fasilitetstjenester
  • Underleveranser

Produksjonen foregår i

• Norge
• Norden
• EU

Vi er dessuten oppmerksomme på at deler og komponenter kan ha andre opprinnelsesland.

4. Prinsipper og praksis

Aesse Holding AS har merket seg at et grunnprinsipp for en bedrifts aktsomhetsvurderinger er at den skal tilpasses virksomhetens kontekst og risiko.

Figuren nedenfor viser prosessen for aktsomhetsvurderinger og støttetiltak i OECDs veileder for hvordan dette bør virke i en ansvarlig virksomhet.

Selv om virksomhetene til en viss grad er ulike, er prinsippene de samme når det gjelder metodikk og arbeidsflyt. Det er valgt en praktisk tilnærming som kan forklares ved hjelp av disse fem trinnene:

Åpenhetsloven er ny og følgelig er metodikken for oppfølging også ny. Det vil derfor kunne komme justeringer i metodikken i tiden som kommer. 

5. Forebyggende tiltak

I gjeldende rutiner stilles det krav til forebyggende tiltak som begrenser risiko. Det er naturligvis variasjoner mellom virksomhetene i konsernet når det gjelder detaljer, men som et eksempel skriver Insider Facility Solutions AS dette i en av sine prosedyrer: Målet er at alle innkjøpsavtaler skal styres av interne etiske retningslinjer for anstendighet i arbeidslivet og kravet om bærekraftige prosesser i leverandørkjedene.

Andre hovedtrekk ved rutiner som beskriver prosesser for anskaffelse, er:

• Alle innkjøpsavtaler skal forankres sentralt i virksomheten.
• Det er utarbeidet kriterier for utvelgelse av leverandører.
• Beslutninger knyttet til avtaleinngåelse er samlet på få hender.
• En skriftlig avtale om å følge etiske retningslinjer signeres av kjøper og leverandør.

6. Foreløpig resultat av aktsomhetsvurderingene

Dette er status på tidspunktet for publisering av denne redegjørelsen:

• Prosedyrer er utarbeidet, godkjent og implementert.
• Registre som gir oversikt over leverandører, underleverandører og forretningspartnere er etablert og klargjort for oppfølging av den enkelte virksomhet.
• Systemer for spørreskjema og innhenting av data fra virksomhetene er etablert.
• Rutiner for kartlegging og risikovurdering er etablert.
• Verktøy og systemer for saksbehandling av funn er aktivert.
• Løsninger for mottak av henvendelser er aktivert.

Det er tatt høyde for at rutinene bør revideres etter hvert som virksomhetene i konsernet skaffer seg erfaring.

Akkurat nå pågår et stort kartleggingsarbeid for å få kontroll på en betydelig mengde data. Det er lagt vekt på at det grunnlaget som nå legges, vil gjøre arbeidet lettere på sikt.

Det er inntil nå ikke gjort funn som skaper bekymring for brudd på anstendighet i kjedene. 

Denne redegjørelsen vil bli oppdatert i takt med framdriften i arbeidet.